미친 속도 PDCA

미친 속도 PDCA

지은이 : 토미타 카즈마사

옮긴이 : 박정석

펴낸곳 : 페가수스

발행일 : 2019.03.05

 

1장, 미친 속도 PDCA

 

1. 계획(PLAN)

∙ 최대한 구체적인 최종목표를 먼저 정해야 한다. 목표가 명확해야 현재 상황과의 격차가 뚜렷하게 보이고, 그 차이를 통해서 해야 할 일, 즉 과제와 경로를 알 수 있다.

∙ 계획은 PDCA의 5할을 차지하며 '과제를 해결하기 위한 방안'을 볼 수 있을 정도까지 준비해야 한다.

 

2. 실행(DO)

∙ 계획단계에서 나타난 방안을 복수의 액션으로 분해한 다음, 분해한 각각을 구체적인 업무로 만들어 실행하는 일에 집중해야 한다. 이때의 포인트는 실행업무를 신속하게 구체화 하는 일이다.

 

3. 검증(CHECK)

∙ 계획과 실행단계에 대한 정기적인 검증과 조정, 상황에 따라 계획을 수정해 나가는 과정이 필요하다. 실행은 자신만만하게, 검증은 의심 또 의심해야 한다.

 

4. 조정(ADJUST)

∙ 검증의 결과를 토대로 다음 사이클로 이어지는 다음의 4가지 조정안을 생각해야 한다.

1) 목표 수준의 조정

; 큰 문제의 발생으로 목표분리, 목표 마감일 등을 변경하는 경우, 새로운 PDCA가 필요하다.

2) 계획 수준의 전반적인 조정

; 이전에 보이지 않았던 과제가 발견되었을때 실시,

3) 해결안이나 행동 수준의 조정

; 전반적인 계획은 유지하되, 할일의 우선순위나 방법을 가다듬는 정도의 수정

4) 조정 불필요

 

 

2장, 계획 초급편

∙ 목표를 정하고 할일을 구체화 한다.

∙ 신중함과 대담함의 균형이 필요하다.

 

STEP 1 - 목표를 정량화 한다. (KGI를 정한다)

∙ 목표설정시 주의점

1) 기일을 정한다.

2) 정량화 한다. - 목표는 반드시 숫자로 나타낸다.

; '팀의 결속력을 높이고 싶다' 등 정량화가 힘든 제3자의 내면을 대상으로 하는 경우에는 설문조사를 이용할 수 있다.

3) 목표를 구체화 한다.

; 적당한 기간(1개월~3개월 정도)과 구체적인 방안으로 목표 설정이 필요하다.

 

STEP 2 - 현재상태와 목표 사이의 갭을 확인한다.

∙ 목표의 정량화와 같은 기준으로 현재 상태에 대해 정량화하여 갭을 확인한다.

∙ 정량화는 필수적이지만 정성적인 부분도 무시하면 안 된다.

 

STEP 3 - 갭을 메우기 위한 과제를 생각한다.

∙ 단점 보완도 좋지만 가지고 있는 것을 강화 시키는 과제도 좋다.

 

STEP 4 - 과제의 우선순위를 정하고 세 가지로 좁힌다.

∙ 과제들을 ''하지 않을 일'을 고르고 '해야 할 일'의 우선순위를 부여해야 한다.

∙ 과제 압축의 기준은 임팩트(효과), 시간, 간편성이다.

1) 임팩트(효과)

목표달성에 큰 효과가 있을 것 같은 주제 순으로 A, B, C로 등급을 나눈다.

2) 시간

과제를 해결하기 위해 필요한 시간을 말한다. (대략적인 기간)

3) 간편성

적은 예산, 리스크가 적어 보이는 일에 비중을 둔다.

 

∙ 우선순위의 부여

1) 임팩트가 가장 높은 것을 적어도 한 가지 선택한다.

2) 임팩트가 낮더라도 짧은 시간에 할 수 있는 과제를 선택한다.

3) 같은 수준의 과제들이라면 간편성을 기준으로 선택한다.

 

STEP 5 - 과제들을 KPI한다.

∙ 압축한 과제를 수치화한다. (핵심성과지표))

∙ 검증 단계에서 객관적으로 진척 상황을 파악하기 위한 작업이며, 최종 목표에 다가가기 위한 '하위 목표의 정량화'이다.

∙ KPI는 행동의 목표가 아니라, '목표로 삼아야 할 결과이다.' 즉 '어떻게 되고 싶은가'의 기준이 되는 것이 KPI이다.

∙ 압축한 세 가지 과제의 각 KPI중 가장 중요한 KPI를 정하고 수시로 점검해야 한다.

 

STEP 6 - KPI를 달성하기 위한 해결안을 생각한다.

∙ 이때의 해결안은 '대략적인 방향'정도이다. 실행 단계에서 구체적인 액선(DO)으로 분해되고, 다시 TO DO로 더더욱 구체화된다.

 

STEP 7 - 해결안의 우선순위를 매긴다.

∙ 임팩트, 시간, 간편성의 세 가지를 기준으로 4개정도로 우선순위를 정한다.

1) 가장 중요한 KPI 해결안을 가능하면 두 가지 이상 남긴다.

2) 그 이외의 KPI 해결안에 대해서도 가능하면 임팩트 위주로 하나를 남긴다.

3) 단시간에 끝낼 수 있는 일은 임팩트가 약하더라도 남겨둔다.

 

STEP 8 - 계획을 가시화 한다.

∙ 목표를 의식화 하면 생활의 모든 장면이 아이디어의 원천이 되고 PDCA를 돌리는 동기부여도 된다.

상위 PDCA를 재확인한다.

∙ 헛된 PDCA를 돌리는 일이 없어진다.

∙ PDCA에 자신감을 갖게 된다.

∙ 생각의 제한을 없앤다.

∙ 본인의 선입견을 없앤다.

 

 

3장, 계획 응용편

∙ 인수분해로 가설의 정밀도를 높인다.

∙ 목표의 수준이 높거나 비교적 대 PDCA에 가깝거나, 외부요인이 복잡하게 얽혀 있다면 인수분해(로직트리 사고)가 필수적이다.

 

인수분해의 장점

1) 과제의 누락을 방지한다.

2) 보틀넥을 발견하기 쉬어진다.

3) KPI화하기 쉬어진다.

4) 어떤 목표라도 실현이 가능해진다.

5) PDCA가 깊고 빠르게 돌아간다.

 

포인트 1 - 추상도를 높인 뒤에 분해한다.

∙ 로직트리의 맨 위는 최종목표를 두는 게 아니라 일반적인 테마로 두고 얼마나 세세하게 분해할까에 초점을 맞춘다.

 

포인트 2 - 5단까지 파고든다.

∙ 요인을 찾을 때는 '왜?(할 수 없었는가?/할 수 있었는가?)'

과제나 해결책을 찾을 때는 '어떻게?(구성할 것인가/달성할 것인가?)'의 두 질문을 반복한다.

 

포인트 3 - 1단만큼은 MECE를 철저히 한다.

∙ MECE : 누락도 없고 중복도 없이 분류하는 것

 

포인트 4 - 나누는 방법이 고민이라면 프로세스를 이용한다.

 

포인트 5 - 간단한 과제는 '질 X 양'으로 나눈다.

∙ 질(능력) X 양(시간)

 

포인트 6 - 고민하지 말고 일단 적어본다

 

포인트 7 - 마인드맵으로 강화한다.

∙ 활용힌트 1. 종이보다 컴퓨터를 사용하라

∙ 활용힌트 2. PDCA 프레임은 일단 잊어버려라

∙ 활용힌트 3. 바쁠 때는 미리 시간을 정해놓고 하라

∙ 활용힌트 4. 궁금하면 일단 분해하라

∙ 활용힌트 5. 설레는 마음이 들게 하라

 

 

4장, 실행 초급편

∙ 우선순위에 따라 일을 추진한다.

 

해결안과 DO와 TO DO의 차이

∙ 실행 단계란 조직에서 해결안을 업무에 반영하고, 팀에서 담당자를 할당한 다음, 행동을 스케줄에 따라 구분하여 예정대로 해내는 것까지를 말한다.

∙ DO : 계획단계에서 구체화한 해결안을 실현하기 위해 필요한 액션

∙ TO DO : DO를 한 단계 더 구체적인 업무레벨로 분해하고 일정까지 설정한 것.

∙ PDCA가 멈춰버리는 경우

1) 계획 자체가 잘못되었을 때

2) 구체화 하지 않았을 때

3) 실패를 두려워할 때

 

STEP 1 - 해결안을 DO로 바꾼다.

 

STEP 2 - DO의 우선순위를 정하고 할 일을 설계한다.

∙ 임팩트, 시간, 간편성을 지표로 하여 우선순위를 정한다.

∙ 완결형 DO는 시간 항목에 기입한다.

 

STEP 3 - DO를 정량화 한다.(KDI를 정한다)

∙ KDI : Key Do Indicator, 얼마나 계획을 실행했는지를 보여주는 지표.

 

STEP 4 - DO를 TO DO로 만든다

∙ TO DO화 : DO를 일정까지 포함한 구체적인 수준까지 분해된 것

∙ 스케줄 노트나 '루틴 체크 시트'에 기입할 수 있는 정도의 수준.

∙ 팀 작업의 경우, 6W3H를 이용한 역할 분담까지 되어야 함

 

STEP 5 - TO DO의 진척을 확인하면서 실행에 옮긴다.

∙ TO DO의 진척사항은 가능하면 하루에도 여러번 확인하는 것이 좋다.

 

TO DO 관리의 노하우

∙ TO DO 관리 앱 활용 : TODOIST어플 등

∙ TO DO의 공유 - 어플 이용

∙ 포스트잇의 활용

 

‘사람’에 관한 리스크에 유념해야한다

셀프토크로 PDCA를 촉진한다

‘끝내지 않아도 괜찮다’라는 항목을 만든다

 

5장, 실행 응용편

∙ 시간관리 기법으로 속도를 높인다.

 

시간관리의 3대 원칙

∙ 시간 관리 방법 (순서대로 실행)

1) 버린다 : 기존의 DO를 조사한 다음 불필요한 DO를 버린다.

2) 바꾼다 : 중요-긴급 매트릭스를 이용해 비교해서 바꾼다.

3) 줄인다 : 일의 루틴을 검토한 다음, 시간을 줄인다.

 

‘버린다’를 위해 기존 DO를 다시 조사한다

 

‘바꾼다’를 위해 중요·긴급 매트릭스를 사용 한다

∙ 제1상한 : 중요, 긴급 영역 ( 타인에게 휘둘리지 않는지 검토한다)

∙ 제2상한 : 중요, 비긴급 영역 (가능하면 제거하지 않는다. 구조화를 검토한다)

∙ 제3상한 : 비중요, 긴급 영역 (상대방의 이해를 구할 수 있는지 검토한다)

∙ 제4상한 : 비중요, 비긴급 영역(가장 먼저 줄인다)

∙ 제4상한, 제3상한 제1상한의 순으로 처리

 

‘줄인다’를 위해 루틴을 재확인 한다

 

‘중요·비 긴급’ 영역을 실행하는 방법

1) 구조화해서 일상생활에 편입시킨다. - 루틴 체크 시트에 입력 등

2) 강제로 '긴급 영역'으로 옮긴다.

 

6장, 검증

∙ 계획과 실행을 체계적으로 검토한다.

 

검증에 실패하는 두 가지 경우

1) 검증하지 않고 방치하는 경우

2) 검증만 강조하면서 형식에 치중하는 경우

 

STEP① KGI의 달성률을 확인한다

∙ KGI : 최종 목표 달성률

∙ 일반적인 경우 한달에 한번 정도 검증

 

STEP② KPI의 달성률을 확인한다

∙ KPI : 하위 목표 달성률

∙ 성과가 나오는 기간에 맞게 1주~2주에 한번 검증

∙ 검증 주기에 맞추어 KPI의 척도 조정 필요 ∙ 랩타임 달성 여부

(4주에 4천, 1주에 1천씩. 매주 검증이라면 1천 달성 여부 검토)

 

STEP③ KDI의 달성률을 확인 한다

∙ KDI : 행동 계획 달성률 (예정대로 움직였는지 여부)

∙ 주 2회 정도

∙ TO DO의 세부적인 진행사항은 매일 확인, 조정 필요.

 

STEP④ 해내지 못한 요인을 밝혀 낸다

∙ KDI가 계획대로 진행되지 않았을 때 : '왜?'를 반복해서 요인 분석필요

∙ KPI가 계획대로 진행되지 않았을 때

1) 행동이 따르지 않았다(KDI 미달)

2) 행동이 따랐지만 불충분했다 (KDI 부족)

3) 예상치 못한 과제가 숨어 있었다(과제의 미 발견)

; 사람, 정보, 지역, 시간과 시기, 타깃, 커뮤니케이션의 경우가 많음

4) 가설의 인과관계가 잘못되었다(KPI와 KDI의 연동성 결여)

 

STEP⑤ 해낼 수 있었던 요인을 밝혀 낸다

좋은 부분을 강화해 나갈 때 효과가 더 큰 경우가 많다.

 

7장, 조정

∙ 검증 결과를 토대로 개선하고 발전시킨다.

 

조정 단계를 제대로 이해하기 힘든 이유

∙ PDCA 단계 정리

1) P : 도달할 목표를 정하고, 과제를 생각하고, KPI를 정하고, 해결안은 생각한다.

* 아웃풋 = 최종 목표(KGI), 과제(KPI), 해결안

2) D : 해결안을 구체화하고, DO를 생각하고, KDI를 설정하고, 디시 구체적인 TO DO를 만들어 실행한다.

* 아웃풋 = DO, KDI, TO DO

3) C : KGI, KPI, KDI를 검증하고, 할 수 없었던 요인과 할 수 있었던 요인을 압축한다.

* 아웃풋 = 달성률, 할 수 없었던 요인, 할 수 있었던 요인

4) A : 검증결과를 토대로 실행안을 생각하고, 다음 사이클로 연결한다(또는 중지한다)

* 아웃풋 = 조정안

 

STEP① 검증 결과를 토대로 조정안을 생각 한다

∙ 조정의 수준과 방법(중지, 변경, 추가)

1) 최종 목표 수준의 조정이 필요하다.

2) 계획의 대폭적인 재검토가 필요하다.

3) 해결안, DO-TO DO수준의 조정이 필요하다.

4) 조정이 필요없다.

 

STEP② 조정안에 우선순위를 부여한다.

∙ 임팩트, 시간, 간편성을 지표로 우선순위를 부여한다.

 

STEP③ 다음 사이클에 연결한다.

검증과 조정 단계에서 발생하기 쉬운 실수

1) 새로운 것에 눈이 쏠리기 쉽다(개인)

2) 잘못된 쪽으로 눈이 쏠리기 쉽다(개인, 조직)

3) 의견이 통일되지 않는다(조직)

4) 과제를 여기저기 빙빙 돌린다(조직)

5) 프로세스의 시각화가 충분하지 않다(조직)

 

8장, 팀단위로 실행하는 미친속도 PDCA

 

PDCA를 미친 속도로 돌리기 위한 조건

1) 인수분해로 정밀도 높은 가설을 세운다.

2) 가설사고, 린(lean)사고로 움직인다.

3) 항상 임팩트가 큰 과제와 행동으로부터 시작한다.

4) 행동에 관한 아이디어가 나오면 곧바로 구체화 한다.

5) 행동목표를 반드시 수치화한다.

6) TO DO의 진척 상황 관리를 매일 실시한다.

7) 여러 차례 자주 검증한다.

8) 요인분석 시에는 확신을 배제한다.

9) 다음 사이클에 신속히 연결한다.

10) 작은 PDCA를 동시에 여러 개 돌린다.

 

미친 속도로 과제를 해결하기 위한 ‘반주 미팅’

∙ 1주일 1시간이 아닌 3일에 30분씩 회의 - 잦은 회의로 실행사이클이 막히지 않게 한다.

 

3일마다의 진행상황을 시각화 하는 ‘미친 속도 추적 시트’

∙ 복수의 KPI와 연결된 시책(DO), 담당자, KDI와 진척률, 개선책, 과제 등이 열거 되어 있다.

 

지식을 모으기 위한 ‘깨달음 시트’

∙ 개선안, 발전안, 하루의 반성, 새로 배우거나 깨달은 내용을 공유

 

비긴급 영역을 정착시키는 ‘루틴 체크 시트’

∙ '확실하게 자리 잡지 않은 상태'를 '확실히 정착한 상태'로 만드는 방법으로 사용한다.

∙ 목표를 잡은 후 매일 평가(점수화)

∙ 'TO DO리트스에 넣기 어려운 속성을 가진 것'을 항목으로 잡는다.

∙ 미친속도 PDCA 체크 시트'라고 부르기도 함

 

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‘미친 속도 PDCA’는 PDCA를 고속을 넘어 미친 속도로 돌리는 업무 추진 모델이다. 기존 PDCA 모델에 저자의 경험과 노하우를 결합하여 빠르고 완벽하게 일을 추진할 수 있는 자신만의 체계를 완성했고, 그 결과물로 이 책을 내 놓았다.

이 책은 미친 속도 PDCA의 전 과정을 실제 예를 들면서, 상세하게 다룬다. 그와 함께 다양한 PDCA 관련 도구들을 활용할 수 있는 시트파일도 제공한다.

 

PDCA 시트파일 : https://blog.naver.com/pegasusbooks/221471355720

(PDCA 시트파일 – 공수정리시트, 미친속도추적시트, 깨달음시트, 루틴체그시트, 10분 PDCA)

 

‘미친속도 PDCA’는 지은이의 자신과 회사에서 실행과 보완 속에서 나온 결과물로서, 자세한 이론 설명과 실제 사용 예를 보여줌으로써 이해를 하는데 많은 도움을 받을 수 있었다. 그러나, 모든 자기계발서가 다 그러하듯이, 가장 중요한 것으로 이 책으로 얼마나 아는 것이 중요한 것이 아니라 실제 행동으로 옮기는 것이다.

지금까지 내가 사용했던 방식들과 어떻게 접목시킬 것인가를 내내 생각하게 하였고, 책을 읽은 지금 이 순간에는 빨리 내 방식으로 정리하고 싶다는 생각이 크다.